Reportes de Órdenes
- Documentation
Concepto
Los reportes de órdenes son listados que nos brindan información detallada sobre las diferentes órdenes de Venta o Compra. Se utilizan para obtener una vista parametrizada (por fecha, por Socio del negocio, por estado, etc.) de los diferentes registros con su información detallada de entidades relacionadas, importes y estado. Cada reporte mantiene sus particularidades y sirven a distintas finalidades (de acuerdo a su nivel de detalle).
Listado de Ordenes
Reporte que muestra información detallada sobre las órdenes de venta y compra realizadas por una empresa o entidad en un periodo específico. Estas órdenes representan compromisos de compra o venta de productos o servicios y son parte fundamental de la gestión comercial de una empresa.
Este informe muestra todas las líneas de órdenes tanto Órdenes de Venta como Órdenes de Compra (indicando Transacción de Venta: SI/NO) existentes en el sistema, informando los siguientes importes:
Importe Ordenado
Importe Entregado
Importe Facturado
Importe Pendiente de Entregar
Importe Pendiente de Facturar
Importe Entregado No Facturado
Importe Facturado No Entregado
Finalidad del reporte
El reporte de Órdenes de Venta y Compra sirve para varios propósitos importantes:
Seguimiento de órdenes: Permite llevar un registro detallado de todas las órdenes de venta y compra realizadas por la empresa, incluyendo información como la fecha de la orden, el cliente o proveedor involucrado, la descripción de los productos o servicios, las cantidades solicitadas, los precios acordados y los plazos de entrega o pago.
Control de inventario y producción: Facilita el control del inventario y la producción al proporcionar información sobre las órdenes de compra de materias primas o productos para la fabricación, así como las órdenes de venta de productos terminados o servicios a clientes.
Gestión de clientes y proveedores: Permite gestionar de manera eficiente las relaciones con clientes y proveedores al tener un registro organizado de las órdenes de venta y compra realizadas con cada uno de ellos, lo que facilita el seguimiento de pagos, entregas y acuerdos comerciales.
Análisis de ventas y compras: Sirve como herramienta para analizar las tendencias de ventas y compras de la empresa, identificar patrones de demanda, evaluar la efectividad de las estrategias comerciales y tomar decisiones informadas sobre inventario, producción y relaciones comerciales.
Se puede verificar que los importes definidos por este Reporte de “Listado de Órdenes” se pueda corresponder con los siguientes:
- Importe Facturado: Se puede validar con el reporte de “Diario de Ventas y Compras” clasificando según Socio del Negocio. El Importe Fuente en cada Moneda se podrá validar con el importe Facturado definido en el Reporte de “Listado de Órdenes”.
- Importe Entregado No Facturado: Se puede validar con el importe de “Unbilled” en moneda Fuente. Adicionalmente el Reporte de “Unbilled General” también mostrará su correspondiente conversión y esta a su vez se podrá corresponder con el saldo de la Cuenta Contable de Unbilled.
- Importe Facturado no Entregado: Se podrá validar en moneda fuente con el reporte de “Facturas Cliente sin Entregar” o “Facturas Proveedor sin Entregar” así como también con la columna de “Deferred” del Monitor tanto de Compras como de Ventas respectivamente.
Pendiente de Entregar: se corresponderá con la columna de “Compromiso” del Monitor de Compras o de Ventas respectivamente.
Vistas del Reporte de Ordenes (aplican al ordenamiento de datos, y se pueden crear las que sean necesarias):
- Ordenes de Compra por Tipo de Orden
- Ordenes por Moneda y Contrato
- Ordenes por Moneda Contrato y Proyecto
Detalle de Columnas que integran el reporte (Ejemplo vista por Proyecto)
| Columna | Descripción | Ayuda |
|---|---|---|
| Proyecto | Proyecto Financiero | Permite rastrear y controlar actividades internas o externas |
| Socio del Negocio | Identifica un Socio Comercial | Persona con quien realiza transacciones. Cliente, proveedor, etc |
| F. Orden | Fecha de pedido | Indica la fecha en que se ordenó un artículo |
| Tipo de Orden | Tipo de documento destino | Puede convertir tipos de documentos de oferta a pedido o factura |
| Nro. Orden | Orden | Documento de control |
| Producto | Producto, Servicio, Artículo | Identifica un artículo que se compra o vende |
| Categoría del Producto | Categoría de un Producto | Identifica la categoría a la que pertenece el producto |
| Precio | Precio basado en la UM | El precio ingresado convierte a precio real por conversión de UM |
| Moneda | La moneda para este registro | Moneda que se utiliza al procesar o informar sobre este registro |
| Total Neto | Monto de línea sin flete ni cargos | Monto de línea según cantidad y precio (Cantidad * Precio actual) |
| Proveedor | Socio Comercial | Socio comercial que abastece |
| Estado | Estado actual del documento | Indica el estado de un documento |
Transacción de Orden
Reporte que detalla las transacciones asociadas a las órdenes de venta y compra realizadas por una empresa. Este reporte proporciona información específica sobre las transacciones financieras, logísticas y comerciales relacionadas con cada orden de venta o compra.
Este reporte presenta cabezales de las Órdenes de Compra o de Venta (seleccionando el check Transacción de venta SI/NO) entre determinadas fechas y con su correspondiente información y status.
Muestra los cabezales de las Órdenes, tanto de Ventas como de Compras.
- Contrato
- Proyecto
- Orden Enlazada
- Importes Totales
Finalidad del reporte
El propósito principal del reporte de "Transacción de la Orden de Venta y Compra" es brindar una visión detallada de cómo se ha llevado a cabo cada orden de venta o compra, incluyendo:
Información de la orden: Incluye detalles sobre la orden de venta o compra, como el número de orden, la fecha de la orden, los productos o servicios involucrados, las cantidades, los precios unitarios, los descuentos aplicados y los impuestos.
Transacciones financieras: Muestra todas las transacciones financieras asociadas a la orden, como los pagos recibidos por las ventas o los pagos realizados por las compras, junto con los métodos de pago utilizados y las fechas de pago.
Procesamiento logístico: Informa sobre el procesamiento logístico de la orden, incluyendo la preparación de la mercancía, los envíos realizados, las fechas de entrega, las devoluciones o cancelaciones, y cualquier incidencia logística relacionada.
Estado de la orden: Indica el estado actual de la orden de venta o compra, como si está en proceso, completada, cancelada o pendiente de aprobación, proporcionando una visión general del progreso de la transacción.
Detalle de Columnas que integran el reporte
| Columna | Descripción | Ayuda |
|---|---|---|
| No del Documento | Número de secuencia del documento | El N° lo genera en automático el sistema por tipo de documento |
| Socio del Negocio | Identifica un Socio del Negocio | Persona con quien realiza transacciones. Cliente, proveedor, etc |
| F. Orden | Fecha de la orden | Indica la fecha en que se ordenó un artículo |
| Agente Comercial | Agente de la Compañía | Indica el agente comercial para esa región |
| Almacén | Almacén y punto de servicio | Indica locación única donde los productos son almacenados |
| Regla de Facturación | Frecuencia y métodos de facturación | Define forma y frecuencia de facturación a un socio del negocio |
| Proyecto | Proyecto Financiero | Permite realizar un seguimiento y control interno |
| Lista de Precio | Identificador de Lista de Precio | Determinan el precio, margen y costo de artículos (compra/venta) |
| Moneda | Moneda del registro | Indica moneda utilizada cuando se procesa o informa el registro |
| Total de Líneas | Total de todas las líneas del documento | Despliega total de todas las líneas en la moneda del documento |
| Gran Total | Total del Documento | Identifica el total incluyendo impuestos en moneda del documento |
| Estado del Documento | Estado Actual del Documento | Indica el estado del documento en un momento determinado |
| Tipo de Documento | Tipo de documento o reglas | Determina la secuencia del documento y reglas del proceso |
| Tasa | Tasa de conversión de moneda | define la tasa para convertir moneda fuente a moneda contable |
| Región de Venta | Región de cobertura de ventas | Indica un área de cobertura de ventas específica |
| Cálculo de comisiones | Cálculo o proceso de comisiones | identificador único define ejecución específica de comisiones |
| Descripción | Descripción corta opcional del registro | Descripción limitada a 255 caracteres |
| Fecha Contable | Fecha de contabilización del registro | Indica la fecha a utilizar en cuentas de contabilidad general |
Detalle de la Orden
Es un informe que proporciona una descripción completa de las órdenes de compra y venta realizadas por una empresa durante un período específico. Este reporte incluye información detallada sobre cada orden, como la fecha, los productos o servicios involucrados, las cantidades, los precios, los proveedores o clientes, y el estado de la orden.
Finalidad del reporte
Monitoreo de Transacciones: Permite realizar un seguimiento detallado de todas las órdenes de compra y venta, asegurando que cada transacción se lleve a cabo según lo planeado y ayudando a identificar cualquier problema o retraso en el proceso.
Gestión de Inventarios: Ayuda a gestionar los niveles de inventario al proporcionar una visión clara de los productos que se han ordenado para compra y los que se han vendido, facilitando una mejor planificación y reposición de stock.
Control Financiero: Proporciona información detallada sobre los costos y los ingresos asociados con las órdenes de compra y venta, lo que es esencial para la gestión y el análisis financiero de la empresa.
Relaciones con Proveedores y Clientes: Facilita la gestión de relaciones con proveedores y clientes al mantener un registro claro y detallado de todas las transacciones, ayudando a resolver disputas y a mantener una comunicación efectiva.
Cumplimiento y Auditoría: Asegura el cumplimiento con las normativas contables y fiscales al proporcionar un registro detallado de todas las órdenes de compra y venta, lo cual es vital para las auditorías internas y externas.
Análisis de Rendimiento: Permite evaluar el rendimiento de proveedores y clientes, identificando aquellos que son más confiables o rentables, y ayudando a tomar decisiones informadas sobre futuras transacciones.
Optimización de Procesos: Ayuda a identificar ineficiencias en el proceso de compra y venta, proporcionando datos que pueden utilizarse para mejorar los tiempos de entrega, reducir costos y optimizar la gestión del inventario.
Planificación Estratégica: Proporciona información valiosa para la planificación estratégica, ayudando a prever la demanda futura, planificar las compras y ajustar las estrategias de ventas.
Vistas
- Detalle de la Orden *Detalle de la Orden Simple
Detalle de Columnas que integran el reporte (ejemplo vista: Detalle de la Orden Simple)
| Columna | Descripción | Ayuda |
|---|---|---|
| F. Orden | Fecha de la orden | Indica la fecha en que se ordenó un artículo |
| Orden de Venta | Orden de Venta | La ID de la orden de ventas es un identificador único |
| Socio del Negocio | Identifica un Socio del Negocio | Persona con quien realiza transacciones. Cliente, proveedor, etc |
| Producto | Producto, Servicio, Artículo | Identifica un artículo que se compra o vende |
| Precio | Precio basado en la UM | El precio ingresado convierte a precio real por conversión de UM |
| Cantidad Ordenada | Cantidad Ordenada | Indica la cantidad de un producto que fue ordenada |
| Cantidad a Facturar | Cantidad Facturada | Indica la cantidad de un producto que ha sido facturado |
Órdenes Abiertas
Es un informe que proporciona una visión detallada de todas las órdenes de venta y compra (seteando "Transacción de venta" SI/NO respectivamente) que aún presentan cantidades pendientes de entregar o facturar. Estas órdenes están en diferentes etapas del proceso y aún están activas, lo que significa que los productos o servicios aún no se han entregado completamente o los pagos no se han realizado en su totalidad.
El reporte de "Órdenes Abiertas" incluye información sobre:
Órdenes de Venta Abiertas: Detalles de todas las órdenes de venta pendientes, incluyendo la fecha de la orden, el cliente, los productos o servicios ordenados, las cantidades, los precios, los estados de las órdenes (por ejemplo, procesado, pendiente de envío, parcialmente enviado), y cualquier otra información relevante.
Órdenes de Compra Abiertas: Detalles de todas las órdenes de compra pendientes, incluyendo la fecha de la orden, el proveedor, los productos o servicios ordenados, las cantidades, los precios, los estados de las órdenes (por ejemplo, procesado, pendiente de recepción, parcialmente recibido), y cualquier otra información relevante.
Finalidad del reporte
Monitoreo y Seguimiento: Permite a los gerentes y al personal de operaciones monitorear el estado de todas las órdenes abiertas. Esto es esencial para asegurarse de que las órdenes se están procesando según lo planeado y para identificar cualquier retraso o problema que deba ser abordado.
Gestión de Inventarios: Ayuda a gestionar los niveles de inventario al proporcionar una visión clara de los productos que están en proceso de ser recibidos (en el caso de órdenes de compra) o enviados (en el caso de órdenes de venta). Esto permite una mejor planificación y previsión de las necesidades de inventario.
Planificación Financiera: Facilita la planificación financiera al proporcionar una visión de los ingresos esperados de las órdenes de venta abiertas y los gastos previstos de las órdenes de compra abiertas. Esto es crucial para la gestión del flujo de caja y la previsión financiera.
Mejora del Servicio al Cliente: Permite a los equipos de ventas y servicio al cliente proporcionar información precisa y actualizada a los clientes sobre el estado de sus órdenes, mejorando la satisfacción del cliente y la transparencia en las transacciones.
Control de Proveedores: Ayuda a gestionar y controlar las relaciones con los proveedores al monitorear el cumplimiento de las órdenes de compra y asegurarse de que los proveedores estén entregando los productos o servicios según lo acordado.
Optimización de Procesos: Identifica cuellos de botella y áreas de mejora en los procesos de ventas y compras, permitiendo a la empresa optimizar sus operaciones y aumentar la eficiencia.
Auditoría y Cumplimiento: Proporciona una documentación detallada de todas las órdenes abiertas, lo cual es esencial para auditorías internas y externas y para asegurar el cumplimiento con las políticas y regulaciones de la empresa.
Vistas
- Órdenes Abiertas
Detalle de Columnas que integran el reporte
| Columna | Descripción | Ayuda |
|---|---|---|
| F. Prometida | Fecha de promesa de la orden | Indica la fecha en que la orden fue prometida al cliente |
| Orden de Venta | ID de Orden de Venta | Identificador único de la orden de venta |
| F. Orden | Fecha de la orden | Indica la fecha en que se ordenó un artículo |
| Tipo de Documento | Tipo de documento o reglas | Determina la secuencia del documento y reglas del proceso |
| Estado del Documento | Estado Actual del Documento | Indica el estado del documento en un momento determinado |
| Socio del Negocio | Identifica un Socio del Negocio | Persona con quien realiza transacciones. Cliente, proveedor, etc |
| Dirección del SDN | Identifica la dirección para este SDN | Indica el domicilio legal de un Socio del Negocio |
| Usuario | ID de Usuario dentro del sistema | Identifica un usuario único en el sistema |
| Moneda | Moneda del registro | Indica moneda utilizada cuando se procesa o informa el registro |
| Almacén | Almacén y punto de servicio | Indica locación única donde los productos son almacenados |
| Agente Comercial | Agente de la Compañía | Indica el agente comercial para esa región |
| Producto | Producto, Servicio, Artículo | Identifica un artículo que se compra o vende |
| Cantidad | La cantidad incorporada se basa en la UM | Se convierte a la cantidad baja de UM del producto |
| UM | Unidad de Medida | La UM define una unidad de medida única no monetaria |
| Precio Unitario | Precio Actual | Indica el precio para un producto en la moneda fuente |
| Cantidad Ordenada | Cantidad Ordenada | Indica la cantidad de un producto que fue ordenada |
| Precio | Precio basado en la UM | El precio ingresado convierte a precio real por conversión de UM |
| Actividad | Actividad de Negocio | Indican tareas que son ejecutadas en el curso de un negocio |
| Aprobado | Indica si este documento requiere aprobación | Indica si este documento requiere aprobación antes ser procesado |
| Conjunto de Atributos | Conjunto de Atributos de Producto | Define los sistemas de la cualidad de producto |
| Campaña | Identificación comercial | Identificación comercial primordial |